Делимся опытом: как Эклекс перешел на «удаленку»

Делимся опытом: как Эклекс перешел на «удаленку» 16.04.2020

В марте, когда разговоры о карантине еще только начинались, мы в каждом офисе разместили антибактериальные обеззараживающие лампы, купили одноразовые маски (тогда они еще были в свободной продаже по 90 копеек за штуку), дезинфицирующие средства и установили график проветривания помещений. Наше утро начиналось с измерения температуры и дезинфекции рабочего пространства.

Две недели назад, как и многие в Санкт-Петербурге, мы перешли на удаленную работу (через боль исполнительного директора, которая организовала и наладила рабочие процессы).

Мы решили поделиться этим незабываемым стрессом опытом и рассказать, как это было без прикрас: 4-х часовое совещание на тему «Какие мы лягушки», как организовали рабочие места дома и наладили общение, участие в челлендже от музея Гетти, бонусом – совет от исполнительного директора.

Директор по развитию дала рекомендации, как собраться морально с силами и настроиться на рабочий лад, когда на расстоянии вытянутой руки любимый кот, пижама с тапочками и холодильник.

4-х часовое совещание на тему «Какие мы лягушки»

Когда президент объявил выходной неделю с 30 марта по 3 апреля, нам нужно было принять волевое решение: продолжаем мы работать или нет. Если да, то как это будет происходить. Руководители вооружились масками с антисептиком и закрылись на 4 часа в переговорной. Генеральный директор произнес вдохновляющую речь и подкрепил ее басней о двух лягушках, которые попали в сосуд с молоком. Для тех, кто подзабыл или не знает, краткий пересказ:

«Идут две лягушки лесной дорогой, видят дом с погребом. Забрались в погреб, начали там бегать и случайно свалились в горшок с молоком. Начали тонуть, а тонуть не хочется, начали барахтаться и плавать, пытаться выбраться. А у глиняного горшка стенки высокие и сколькие, ну никак лягушкам оттуда не выбраться.

Одна лягушка поплавала немножко, побултыхалась и думает: «Все равно мне отсюда не вылезти. Что ж я буду напрасно барахтаться. Только нервы даром трепать. Уж лучше я сразу утону». Подумала она так, перестала барахтаться – и утонула.

А вторая лягушка – та была не такая. Та думает: «Нет, братцы, утонуть я всегда успею. Это от меня не уйдет. А лучше я еще побарахтаюсь, еще поплаваю. Кто его знает, может быть, у меня что-нибудь и выйдет». Долго она так барахталась, уже силы на исходе, сознание теряет, а лапками дергает. И вдруг чувствует, что под ногами у нее уже не молоко, а что-то твердое, что-то такое крепкое, надежное, вроде земли. А это было уже масло, которое она ногами и взбила. Выпрыгнула лягушка из горшка и поскакала домой.»


Мораль сей басни: делай все, чтобы не утонуть, делай хоть что-нибудь, особенно когда твое будущее туманно.
После такого выступления сложно было оставаться равнодушными. Было принято решение продолжить работу в обычном режиме, правда теперь удаленно. Мы воспрянули духом и с горящими глазами готовы были ринуться в бой.

Перед этим нам всего лишь предстояло организовать удаленную работу для 24 сотрудников и отладить коммуникацию: внутреннюю и с клиентами.

Организация рабочих мест дома
Сложно было поверить, что мы сможем работать из дома на том же уровне, что и всегда. На работе у нас комфортные офисы со всем необходимым, коллеги рядом на расстоянии вытянутой руки или соседнего кабинета.

Повторюсь, после мотивирующей басни о лягушках, мы решили не сдаваться. Мы обеспечили сотрудников всем необходимым для работы: ноутбуками, принтерами, доступами к платным правовым программам и т.д. Отвезли домой папки с судебными делами и даже организовали транспортировку рабочей мебели по просьбам отдельных сотрудников.

Наши рабочие места: до и после


Отдельного внимания заслуживает искусственный кот:


Коммуникация: с клиентами и внутренняя


Вопрос коммуникации тоже решился:

  • сотрудники на связи с 9.00 до 18.00 в будни;
  • доступен общий многоканальный телефон +7 (812) 748-24-42, офис-менеджер переводит звонки на любого сотрудника (с помощью установленной программы на мобильные телефоны);
  • у сотрудников есть рабочие мобильные, по которым с ними можно связаться напрямую, на странице наша команда есть все номера;
  • документы можно передать в эл. виде (фото/скан) на почту/WhatsApp/Viber;
  • передача оригиналов документов происходит с помощью нашего сотрудника на автомобиле;
  • оплатить услуги можно на р/с организации или банковскую карту физ. лица;
  • для внутреннего общения созданы общие чаты в мессенджерах;
  • общее собрание проводится по видеоконференции. Директор по развитию настолько соскучилась по коллегам, что теперь агитирует всех на онлайн-пятничную пиццу.


Челлендж от музея Гетти

Музей Гетти, расположенный в Лос-Анджелесе, США, опубликовал в твиттере пост с предложением воссоздать известные предметы искусства при помощи подручных средств и скрасить тем самым самоизоляцию.

Мы решили не отставать от тренда, смотрите сами, что получилось:



Совет от исполнительного директора

Если в вашей компании несколько отделов и вам нужно перевести их на дистанционную работу, забудьте о том, как у вас распределены роли в офлайне. Технически вам нужно создать новый отдел каждому сотруднику дома. Или, как минимум, повторяющиеся роли у нескольких коллег. По-другому это не будет работать.

Адаптация под измененную работу госорганов

Многие наши услуги зависят от работы госорганов: судов, налоговой службы, МФЦ, МИНЮСТа и т.д. На данный момент суды и налоговая принимают документы в эл. виде, суды рассматривают дела, не требующие присутствия сторон. Мы рекомендуем клиентам решать все вопросы сейчас, ввиду того, что после карантина госорганы будут перегружены.

И напоследок о главном – как не прокрастинировать

Рекомендации от директора по развитию:

1. Приведите себя в порядок. Вам будет мешать атмосфера в духе «утро воскресенья, легкая небрежность в пижаме». Всю домашнюю одежду спрячьте в шкаф и не доставайте. Для самых сильных: оденьтесь по дресс-коду, это + 20% к рабочему настрою.

 2. Вставайте хотя бы за час до начала рабочего дня. Вся утренняя рутина должна быть проведена до момента, как вы откроете ноутбук, иначе будет как в сказке о потерянном времени, а там, глядишь, уже и обедать пора.

3. Отключите уведомления соц. сетей. Это отвлекает и сжирает время.  

4. Если вы живете с кем-то, объясните, что с 9 до 18 вы на работе, а этот угол теперь ваше рабочее место. Но вы можете вместе пообедать, например. Коту объяснить сложнее, попробуйте отвлечь его игрушкой или едой (только не перекормите).

5. Разграничивайте рабочее и личное время, чтобы избежать ощущения бесконечной работы и перегорания. Как раз такие ритуалы, перечисленные выше, помогут с переключением между «работа из дома» и «я дома».

Как объяснить коту, почему ты не уходишь на работу, мы так и не поняли, если у вас есть идеи – напишите нам.

Напишите нам
Если у вас возникли вопросы, мы с радостью на них ответим. Укажите номер телефона и адрес электронной почты, мы свяжемся с вами в течение рабочего дня.

Доверьте решение проблем специалистам!
Заполните форму
Я согласен с предоставлением персональных данных

Поделиться ссылкой на страницу: