В чем проблема?
Ситуация знакома многим: вы обсудили с деловым партнером дополнительные работы или поставки, продлили или сократили сроки исполнения обязательств в WhatsApp или по email, однако при повторном обсуждении возникает сложность — контрагент отрицает договоренности. Его позиция проста: официальных соглашений нет, значит, и разговоров не было. Итогом такого поведения часто становятся необоснованные штрафы или отказ от исполнения обязательств.
Такая «забывчивость» может стоить бизнесу денег, а вам — нервов.
Хорошие новости от юристов
Если спор дойдет до суда, ваша переписка в мессенджерах и по электронной почте имеет реальную доказательственную силу, но чтобы суд признал скриншоты допустимым доказательством, переписку необходимо вести грамотно. Делимся простыми, но крайне важными правилами переписки с контрагентами.
1. Кто вам пишет? Вопрос полномочий.
Суд первым делом спросит: «А кто этот человек в чате? Имел ли он право договариваться от имени компании?». Во избежание проблем ориентируйтесь на три источника контактов в порядке приоритета:
— Идеально: в договоре прямо указаны все ответственные лица и их контакты (телефон, адрес эл. почты);
— Допустимо: если условие выше не согласовано, то при ведении переписки следует ориентироваться на контакты, указанные в реквизитах договора или на сайте контрагента/в других общедоступных источниках;
— Рабочий вариант: контакты, с использованием которых контрагент направлял в ваш адрес счета и иные документы в рамках исполнения договора.
2. Напоминайте, о чем речь
При ведении переписки рекомендуем ссылаться на договор/соглашение, в рамках исполнения которых происходит общение (например, в теме письма или непосредственно в сообщении, если общение происходит в мессенджере).
— Неправильно: «Ок, партию согласовали».
— Правильно: «Ок, партию по договору поставки № 45 от 10.01.2024 согласовали».
3. Подписывайте файлы и фото
В случае если в переписке вы направляете фотографии/иные доказательства результата работ/поставки товара, не будет лишним писать комментарии к таким файлам со ссылками на договор: «Фото результата работ по этапу 2 договора подряда № 12».
4. Выбирайте правильные мессенджеры
Ведите переписку с контрагентами в мессенджерах, где собеседник не может удалить сообщения у обеих сторон. Если пишете там, где удаление возможно, то сразу делайте скриншоты. Фиксируйте не только текст, но и номер телефона отправителя.
5. Золотое правило: фиксируйте устные договоренности
Все обсудили по телефону? Отлично. Даже если договоренность достигнута в устной беседе, не лишним будет составить краткое резюме и направить его контрагенту с просьбой подтвердить эту договоренность, а затем уже приступать к её исполнению.
— Неправильно: «Иван, все сделаю, как и обсудили».
— Правильно: «Иван, как и договорились по телефону, подтверждаю: срок поставки по договору № 45 сдвигаем на 15.05.2026. Прошу подтвердить, всё верно?». Ответное «Да» или «Ок» в переписке — это уже ваша страховка.
Верховный Суд указывает, что даже реакции «лайк» на сообщение достаточно для подтверждения факта согласия с его содержанием.
Важное предостережение
Если договор предусматривает, что любые изменения и дополнения согласовываются путем составления дополнительных соглашений, рекомендуем придерживаться именно этого правила, так как впоследствии суд может учитывать данное условие.
Поэтому, если есть возможность, старайтесь соблюдать формальности и подписывать доп. соглашения.
