Что делать, если ЭЦП одна, а задач и ответственных много

07.10.2022 ЭЦП для юр. лиц и ИП выдает только налоговая с записью на РуТокен (сертифицированный защищенный USB-токен) – носитель, благодаря которому нельзя скопировать, продублировать, передать в электронном виде или иным образом использовать данную ЭЦП на нескольких рабочих местах одномоментно.

Это обезопасило организацию, одновременно доставив неудобства, например, при удаленной работе бухгалтера. Есть несколько вариантов, как упростить взаимодействие и избавить руководителя от необходимости постоянно присутствовать с ЭЦП или передавать ее другим лицам.

Варианты:

• выпустить ЭЦП на сотрудника и оформить бумажную доверенность. В такой ЭП будут указаны данные организации (ОГРН, ИНН). Такие подписи действуют до 31 декабря 2022 г. Однако ожидается продление срока их действия до 31.08.2023 г.
• выпустить ЭЦП на физ. лицо и оформить МЧД (машиночитаемая доверенность), которая подписывается действующей квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

В чем преимущества выпуска ЭЦП на другое лицо (не руководителя):

• такую электронную подпись можно получить не только в налоговой, но и в любом аккредитованном удостоверяющем центре (можем помочь с выпуском подписи);
• не требуется личное присутствие руководителя, только лица, на которое выпускается ЭЦП;
• лицо, на которое будет выпущена такая ЭЦП и оформлена МЧД, может самостоятельно осуществлять полномочия, которые предоставит руководитель (сдавать отчетность, представлять заявления и запросы на проведение сверки расчетов с бюджетом, получать справки о состоянии расчетов с бюджетом, подписывать акт сверки расчетов с бюджетом, вести электронный документооборот и иные);
• МЧД не привязана к сроку действия ЭЦП руководителя. Даже если срок действия ЭЦП руководителя закончится и она не будет перевыпущена, МЧД с электронной подписью физ. лица будет действовать, останется возможность сдавать своевременно отчетность.

Если сотрудник, на которого была оформлена МЧД, прекратил взаимодействие с организацией и/или МЧД потеряла актуальность раньше истечения срока, на который выдана доверенность, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любой момент. 

Как это сделать (ЭЦП с МЧД) и что для этого нужно:

1. МЧД должна быть подписана ЭЦП руководителя – потребуется действующая подпись организации. МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Если у вас нет ЭЦП руководителя, ее нужно получить в налоговой.
2. Выпустить ЭЦП для физ. лица (можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре), на которое будет оформлена МЧД. Вы можете сделать это у нас, для выпуска потребуется: паспорт, ИНН, СНИЛС и контактные данные лица, на которое выпускается ЭЦП. Заполните форму обратной связи ниже, наш юрист вам перезвонит. Сведения о выпущенных на вас ЭЦП можно проверить на госуслугах.
3. Оформить МЧД и подписать ее квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

Оформить МЧД лучше там, где она будет применяться. Например, если подпись выпускается для сдачи отчетности и взаимодействия с районной налоговой, это можно сделать на сайте ФНС в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для предоставления в налоговые органы».

Готово, теперь сотрудник или другое лицо, на которое была оформлена МЧД, может использовать ЭЦП для сдачи отчетности. Только при ее отправке в налоговую не забудьте приложить файл с МЧД, подписанной КЭП руководителя.